Работа в екип

Напоследък, когато стане дума за повишаване на ефективността в работния процес, на преден план задължително излиза темата за екипите.

 

Тази тема е многократно обсъждана и често пъти - неправилно тълкувана и интерпретирана, както от работещите хора, така и от множество псевдо-консултанти в България. За съжаление, у нас често пъти не се прави точна разлика между “група от хора” и “екип” и това поражда много недоразумения в мениджъри и служители относно предназначението и ползите от екипната организация на работата.

 

Екипът не е просто съвкупност от хора (служители, колеги, партньори), които работят заедно. Например хората, които работят в един отдел или дори в една стая не са задължително екип. Напълно е възможно тези хора да не дават никакви допълнителни ползи на организацията си под формата на увеличена производителност, изобретателност, качество или бързина на работа. Ето защо, не всяка група от хора е екип!

 

Една група от хора наричаме “екип” само тогава, когато са налице две характеристики на тази група:

• Обща цел;
• Взаимна зависимост между хората при изпълнение на техните работни задачи.

Общата цел (цели) и взаимната зависимост на група от хора са двете причини, поради които е необходимо да се създава и развива екип. Ако установите, че една от тези две причини отсъства, то няма смисъл да си мислите, че трябва да изграждате екип - просто нямате нужда от него!

 

От друга страна, може да установите, че групата от хора, предмет на вниманието ви има обща цел и че хората в тази група са взаимно зависими един от друг в работата си. Следователно, налице е екип!

 

В практиката се срещат много примери на групи, които отговарят и на двете характеристики на един екип - обща цел и взаимна зависимост. На практика, всички тези групи са екипи. Това обаче не означава, че всички тези екипи са еднакви - напротив, различни са и хората в тях си взаимодействат по различен начин.

 

Организациите, които са неспособни да открият и разграничат тези разлики рискуват да създават и управляват своите екипи по неудачен начин.

 

В съвременния свят съществуват 5 вида екипи:

 

Работен екип- един от най-често срещаните екипи. Работен екип е полезен, например, когато е нужно ежедневно и непрекъсваемо да се произвежда определена стока или услуга.

 

Проектен екип - създава се, за да се постигне конкретен, често пъти - еднократен резултат. Проектният екип е полезен, например, когато целта е да се създаде нов продукт.

 

Паралелен екип - създава се, когато е нужно да се оптимизира качеството на работните процеси, да се усъвършенства координацията и т.н. Напомня проектния екип, но резултатът, който се преследва от паралелния екип не е толкова конкретен, както създаването на нов продукт. Паралелен екип е нужен, когато трябва да се разреши някакъв проблем, без да се променя фундаментално структурата на организацията.

 

Мениджърски екип - както подсказва самото име, подобен екип се състои от мениджъри, които координират и синхронизират всички взаимно зависими структури на организацията (екипи, работни групи, отдели, цехове, бригади). Мениджърският екип има за задача да предоставя ресурси и напътствия за постигане на стратегическите цели на организацията.

 

Неформален екип - съставен е от хора с общи интереси или цели. Участието в подобен екип е доброволно, броя на членовете на екипа варира с времето, липсва ясна граница между екипа и организацията. Неформалният екип често пъти прераства в паралелен или проектен екип.

 

Казваме, че един екип е ефективен, когато той постига целите, за които е бил създаден. За жалост, съществуват редица фактори, поради които един екип не е ефективен. Една част от тези фактори са “външни”, независещи от членовете на екипа - например влошена икономическа среда, липса на достатъчно платежоспособно търсене, липса на ресурси, липса на информация, липса на пълномощия и т.н. С тези фактори екипът следва да се съобразява, но те не са от сферата на екипното развитие.

 

За да се определят факторите, които подкопават (или благоприятстват) екипната ефективност, те следва да се измерят и класират по степен на важност или влияние. Как може да се измери нещо толкова нематериално като ефективността на един екип?

 

ФАКТОРИ ЗА ЕКИПНА ЕФЕКТИВНОСТ

 

Атмосфера- добрите отношения, уважението между членовете и активното участие на всички в екипната работа са важни предпоставки за екипна ефективност.

 

Справяне с конфликт - откритата дискусия, доверието между членовете и правилния подход в конфликтни ситуации често пъти е предпоставка за по-висока ефективност.

 

Цели на екипа - един екип би бил много по-ефективен, ако членовете му вземат пряко участие в определянето на целите му и периодично оценяват постигнатото.

 

Вземане на решение - ако екипът има изработен ясен механизъм за вземане на решения, в който не доминира единствено мнението на един или двама, то ползите от екипната работа биха били много по-големи, а ефективността - значително по-висока.

 

Сътрудничество - как без него в екипната работа? Когато хората си сътрудничат, крайните резултати ще са далеч по-високи, отколкото ако всеки работи индивидуално, сам за себе си. Екипът не е място за соло изпълнители!

 

Комуникации - те са кръвоносната система на всеки екип. Общуването ражда идеи, дава решения, изглажда недоразумения - накратко, повишава ефективността на екипа.

 

Критика - от това дали в екипа се критикува на принципна или на личностна основа се предопределя и прогреса или застоя на един екип.

 

Постигане на целите - един от най-важните фактори. Често пъти всичко остава на заден план, когато целта на екипа е осъществена. Не успее ли да постигне екипът целта си обаче, се обезмисля и целия труд и време по неговото създаване.

 

Кои са 10-те екипни роли, които трябва да присъстват във всеки екип?

 

Факт: Няма идеални хора. Всеки има своите силни и слаби страни. Ето защо, една от големите ползи от екипната работа се състои в това, че хората се допълват взаимно и по този начин всеки допринася с това, което може и му се отдава най-добре.

 

Десетте екипни роли описват много точно специфичните работни нагласи и поведения на хората в един екип. Обикновено, всеки човек изпълнява в екипа си една или две силни роли, както има и няколко умерени и няколко слаби роли.

 

Председател- определя цели и дава основни насоки в работата на екипа. Следи екипните процеси, развива знанията и уменията на членовете, дава обратна връзка за изпълнението на задачите. Избягва персоналната работа. Понякога е доминантен. (Мислещ/Чувстващ/Правещ тип)

 

Направляващ- енергичен, динамичен и предизвикателен човек, който насочва екипните усилия в посока на активното действие и експедитивната работа. С визия за бъдещето, с желание за прогрес към постигане на целите. Добре информиран за това, което прави конкуренцията. На моменти твърде самоуверен или нетърпелив. (Мислещ тип)

 

Човек идея- изобретява, иновира, дава оригинални и нестандартни предложения. Без такъв човек екипът страда от липсата на новаторство и при равни други условия не може да прогресира напред спрямо конкуриращи се с него екипи. Често пъти е разсеян или непрактичен. (Мислещ тип)

 

Анализатор- трезв и аналитичен човек, който най-добре преценява всички “за” и “против” на една идея и дали тя има смисъл и рационално съдържание. Понякога е прекалено скептичен или критичен към чужди идеи. (Мислещ тип)

 

Контактен човек - подбира чужди идеи, доразвива ги, предлага екипния продукт на външния свят и убеждава в ползите от този продукт. С широки познанства вън от екипа, работи с мрежа от лични контакти. Привлича към екипа ресурси, експертни съвети, мнения и идеи. Работи успешно с хора. С лекота открива вън от екипа нужния човек за дадена работа. В редица случаи е свръхоптимистичен или непоследователен. (Чувстващ тип)

 

Съекипник- създава неформални връзки с колегите си в екипа, изгражда добрата атмосфера. Работи успешно с всички, слуша добре, развива екипните взаимоотношения и морал. Страхува се от конфликтите или проявява нерешителност. (Чувстващ тип)

 

Търговец - води преговори вътре и вън от екипа, с цел постигане на съгласие по целите, задачите, сроковете и ресурсите. Убедителен е и има самочувствие. Старае се да постигне ситуация на консенсус. Общителен е и има влияние върху околните. Често пъти е манипулативен или се стреми да угажда на околните. (Чувстващ тип)

 

Практик - допринася за екипната работа чрез уменията си да състави план, да постави крайни срокове, да изготви графици за заетостта, да бюджетира, да прецени какви ресурси ще са необходими за постигане на целите на екипа. На моменти е негъвкав или бавен в работата си. (Правещ тип)

 

Изпълнител- действен, изпълнителен и лоялен човек, на когото може да се разчита, че ще свърши всяка една задача, с която се заеме. Работи качествено и спазва високи стандарти за изпълнение. Следи дали се спазват сроковете и внимава в детайлите. Страхува се от неуспехите и не възлага задачите на друг. (Правещ тип)

 

Експерт - с богат опит и подходящо образование или квалификация. Уверен в себе си. Изключително грамотен и информиран в своята област, предоставя най-точната и акуратна информация относно продукта на екипа. Сравнително праволинеен и нерядко - изолиран от околните. (Правещ тип)

 

Всяка екипна роля носи в себе си както полезни, така и не толкова полезни нагласи и поведения. Или, всяка силна страна (роля) на един човек може да е свързана и с известни (не винаги минимални) негативи. Това явление се нарича “слабост на ролята”. Например, известно е, че голяма част от творчески настроените хора са разсеяни хора. Така, изобретателността и фантазията (силна страна) са значителен плюс, а разсеяността - вероятен минус. С други думи, ролята “Човек идея” освен силни моменти има и своите слабости - разсеяност и други негативи. Логиката е същата и за останалите девет роли.

 

Защо е критично важно всеки екип да е балансиран в екипните си роли?

 

За да е ефективен един екип, в него следва да има хора, изпълняващи различни екипни роли. По този начин, членовете на екипа се подпомагат и допълват взаимно в стремежа си да постигнат екипните цели.

 

Ако например няма достатъчно хора, които да генерират идеи, да мислят или да планират стратегически с поглед в бъдещето, то екипът няма да е в състояния да се развива, да се усъвършенства и да преследва истински важните и значими за него цели.

 

“Лидерът” и “лидерството” са актуални теми както за работата в група, така и за работата в екип. Независимо от богатите традиции в теоретичните изследвания, многобройните коментари по темата и дългогодишните опити на мениджърите да практикуват лидерско поведение, актуалността на тези теми е все още жива.

 

Ако в областта на груповата работа темите за лидера и лидерството като че ли са по-ясни, то в областта на екипа тези теми все още са неизяснени. Така например, у нас много често се говори за лидерството като синоним на ръководството, както и обратното – за ръководството като синоним на лидерството. Само че между двете понятия има разлика и това значи, че трябва да внимаваме, когато ги използваме в речта, взаимоотношенията, решенията и действията си.